능력있는 사람의 시간관리 따라하기 전체공개

능력있는 사람의 시간관리 따라하기 전체공개

 

1. 처음 하는 일에는 시간이 더 필요하다

만일 전에 해본 적이 없는 일이라면 더구나 복잡한 일이라면 먼저 그 일을 해본 경험자에게 시간이 얼마나 걸리는지 물어볼 수 있다. 여러 사람에게 알아보면 더 좋다. 같은 일이라도 하는 사람에 따라 시간이 달라지기 때문이다. 시간을 알면 그 일을 어떤 식으로 해야 할지 계획할 수 있다.

예를 들어 가족 모두가 지방으로 이사를 가는데 이사를 해본 경험이라고는 대학에서 기숙사 물건밖에 꾸려본 적이 없다고 하자. 그럴 때는 이사를 많이 다녀본 경험자들에게 물어 보자. 시간이 어느 정도 걸리는지, 물건들을 꾸리고, 포장하고, 재활용센터로 보내거나 기증을 하고, 집을 청소하고, 우편물과 전화 서비스 등을 이전하는 부분에 대해서 귀띔해 줄 것이다. 그래서 전체 과정에 걸리는 시간과 각 부분에 걸리는 시간을 알고 나면 다음 단계인 축소하기로 넘어가서 일을 생략하고 줄이고 위임할 수 있게 된다. 실제로 선별 절차와 시간 계산을 거치고 나면 큰일이라도 겁내지 않고 해볼 용기가 생긴다.

 

따라서 우선 현재 해야 할 일들을 선별하는 절차부터 시작하도록 하자. 그리고 밀린 일들을 처리하는 데는 몇 가지 일반적인 요령이 있다. 우선 최소 2시간은 밀린 일을 선별하는 시간으로 정하자. 그리고 그 시간에 밀린 일을 하려고 애쓰지 말고, 단지 할 일을 선별해 보자. 또한 최근에 밀린 일에서 시작해서 가장 당면하고 급한 일이 무엇인지 파악하자.

2. 반복되는 일은 단순화하라

사실 지루하게 반복되는 사소한 일에 너무 많은 시간을 보내면 큰 목표를 달성하기 위한 다른 활동에 할애할 시간이 줄어든다. 그렇다면 몇 시간만 투자해서 반복적인 일과를 간단하게 처리하는 방법을 알아보기로 하자. 단순화하는 방법은 여러 가지가 있다. 우선 어떤 단계를 건너뛰어서 일을 좀더 신속하게 진행할 수 있다. 예를 들어 반복적인 일에 대해서 생각할 필요가 없도록 목록과 절차를 만든다. 판단하고 결정하는 과정이 줄어들면 그만큼 일을 빨리 끝낼 수 있다. 사소한 일들은 미리 결정을 해놓으면 곧바로 의미 있는 활동에 집중할 준비가 된다.

번거로운 과정을 최대한 줄이기 위해서는 반복적이고 일상적으로 하는 일들을 평가해서 신속하게 처리할 수 있는 요령을 익혀야 한다. 제일 먼저 머리에 떠오르는 것은 복잡한 집안일과 사무실에서 기계적으로 하는 일들이다. 또한 여행, 자료 수집, 교정, 정리 정돈을 할 때 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있는 방법들을 찾아보자.

참고로 아래와 같은 방법들이 있다. 

▩ 가지고 나갈 물건의 점검 목록을 만들어서 현관문에 붙여 두고 집을 나서기 전에 확인한다. 예를 들어 지갑, 열쇠, 일정관리, 우산, 숙제, 아이들의 가방, 휴대폰 그리고 충전기 등 점검 목록을 얇은 판자에 싸서 신발장에 걸어둘 수도 있다.

▩ 온라인 상에서 기념일을 알려주는 서비스를 이용한다. 기억하기를 원하는 기념일의 목록을 보낸 후 기념일 전에 선물 제안과 이메일로 통보를 해 주는 온라인 서비스 업체에 가입한다. 선물을 주문해서 직접 수령인에게 보낼 수 있다.

▩ 대금 결제를 처리하는 장소를 정해 두자. 대금 결제에 필요한 모든 것 - 청구서, 봉투, 우표, 펜, 계산기 - 을 한 곳에 보관해 두고 매번 찾는 일이 없도록 하자. 눈에 보이는 곳에 서류철을 준비해 두고 영수증과 상환 기록을 그때그때 파일해서 서류 정리가 밀리지 않도록 하자.

▩ 여행 점검표를 만든다. 의상, 기차표나 비행기표, 여권, 카메라, 의약품, 세면도구 등 여행에 필요한 물건 목록을 만든다. 그리고 여행을 가는 기간과 기후에 따라 양과 무게를 조정한다.

▩ 세면도구 가방에 비누, 치약, 칫솔 등을 미리 챙겨 둔다. 여행을 할 때마다 물건을 찾고 꾸리는 시간을 절약할 수 있다.

▩ 여행을 떠나기 전에 마지막으로 점검할 사항을 목록으로 만든다.

▩ 반복해서 타이핑을 하는 서류는 컴퓨터로 양식을 만든다.

▩ 서류 정리를 단순화하자. 서류가 많고 복잡하면 정리하기가 번거로워서 자꾸 미룰 수 있다. 각기 다른 색깔의 서류철을 사용하면 어떤 서류들인지 금방 눈에 들어온다. 또한 책상에 손닿는 거리에 서류 정리 캐비닛을 놓아두면 쉽고 편리하게 정리할 수 있다. 캐비닛을 놓을 자리가 없다면 쉽게 운반 가능한 상자를 이용하는 것도 좋은 방법이다.

일상적으로 하는 일이 아니라도 중간 절차를 생략하면 단순화시킬 수 있다. 이사할 때 가지고 가고 싶지 않은 잡동사니들을 처분하려면 벼룩시장에 내놓을 수 있다. 하지만 물건들마다 가격을 정하고 광고를 하고 판매를 하는 데 일주일이 걸린다면 그 많은 시간을 들일 가치가 없다. 주된 목적은 이사를 하는 것이지 잔돈을 긁어모으는 것이 아니다. 그렇다면 중고품 판매를 포기하고, 재활용 센터를 불러 가져가게 하자.

마찬가지로 회사에서 새로운 서비스를 시작하는 데 직원을 고용해서 훈련을 시키고 브로슈어를 만드는 대신 “사업 설명회에 오셔서 우리의 새로운 서비스에 대해 알아보십시오.”라는 간단한 엽서를 인쇄해서 보낼 수도 있을 것이다. 그 다음에는 이삿짐센터에 의뢰해서 짐을 꾸리거나 요식업체에 주문을 해서 파티 준비를 하고 음료를 대접할 수 있다. 익숙하지 않은 부분은 위임하자. 모든 기술을 다 배워서 할 필요는 없다. A라는 지점에서 B라는 지점으로 가는 길에 차질이 생기지 않도록 하면 된다.

일을 수월하게 하는 또 다른 방법은 기준을 낮추는 것이다. 무엇이 가장 중요한 일인지 생각해 보자. 예를 들면 사내에서 돌려볼 서류라면 완벽하고 화려하게 만들 필요는 없다. 서류철을 따로 할 정도로 중요한 서류가 아니라면 서류의 완벽성이나 화려함을 추구하다가 중요한 결정이 늦어질 수 있음을 명심하자.

3. 언제 일을 시작할지 결정하자

계획표를 꺼내 보자. 우리가 적절한 시간을 정해서 일을 한다면 적어도 그 시간의 80% 정도는 집중해서 일할 수 있다. 하지만 각자 자신의 시간표에 따라 움직이는 사람들과 부딪히면서 그들의 요구와 부탁을 들어주다 보면 급한 상황에 처하고 방해받을 수밖에 없다. 수시로 어떤 요구가 있거나 생각이 날 때마다 즉시 응하다 보면 희생당하고 있다는 기분이 들 수 있다. 우리가 자동적으로 응하게 되는 이유는 기본 계획(즉 시간지도)이 없이 무조건 다른 사람들의 우선순위에 따라가기 때문이다.

모든 일에 마음의 준비 없이 응하면 허둥지둥하게 되며, 엄청난 시간과 생산성을 잃게 된다. 반면 시간을 정해서 진행하면 대체로 시간 절약이 된다. 왜냐하면 마음의 준비를 하고 중요한 일에 곧바로 임할 수 있기 때문이다. 그리고 어떤 일을 못한다고 해도 초조해지지 않게 된다.

4. 미루는 습관은 가장 큰 적이다

아무리 계획을 잘 해도 늑장을 부리면 소용이 없다. 한  가지 일이 늦어지면 다음 활동을 위해 정해 놓은 시간이 뒤로 밀려나면서 다른 일들까지 할 수 없게 된다. 게다가 목표와 관련이 없는 쓸데없는 일에 주의가 분산되므로 꾸물거리면서 보내는 시간이야말로 커다란 손실이 아닐 수 없다. 늑장을 부릴 때 가장 큰 피해는 에너지 고갈이다. 해야 하는 일을 끝내지 못해서 좌절하고, 그로 인해 다음 일에 필요한 시간과 에너지를 빼앗긴다.

일을 미루는 이유는 여러 가지가 있는데 대부분은 간단하게 바로잡을 수 있다. 우선 당신이 어떤 특별한 일에서 늑장을 부리는지 아니면 모든 일에서 꾸물거리는지 생각해 보자. 그리고 몇 가지 일을 할 때면 꾸물거린다면 기술적인 무지가 원인인 경우가 많다. 즉 일의 특성상 또는 그 일에 접근하는 방식 때문에 꾸물거리게 되는 것이다. 반면 모든 일에서 꾸물거린다면 그 원인이 심리적일 가능성이 많다.

다음은 늑장을 부리게 되는 기술적 원인들을 극복하기 위한 지침이다.

▩ 우유부단하다
 결정을 내리지 못하는 것도 일이 늦어지는 원인이다. 훌륭한 시간관리자들은 신속한 결정이 일을 끝내고 일정을 따라가는 과정에서 중요한 부분임을 알고 있다. 신속하고 올바른 결정을 내리기 위해서는 자신의 직감을 믿고 큰 목표를 늘 염두에 두어야 한다. 이렇게 되면 모든 일은 단지 더 큰 계획을 위한 일부에 불과하며, 어떤 한 가지로 인해 궁극적인 성공이 좌지우지될 수 없다는 것을 알게 된다. 따라서 좀더 자신 있고 신속하게 결정을 내릴 수가 있다.

▩ 부담스럽다
부담스러운 일들은 적당히 나누어서 계획을 세우자. 머릿속에 어렴풋이 거창한 일을 떠올리는 대신에 그 일을 달성 가능한 세 단계(또는 여섯이나 열 단계)로 나누어 보자. 각 단계마다 한 시간이 될 수도 있고, 하루가 될 수도 있다. 그리고 우선 첫 단계에 집중을 하자. 때로 너무 큰 일을 앞에 두면 망연자실할 수밖에 없다. 그렇다면 스스로 흥을 돋우는 말이나 노래를 하면서 시작해 보자. 일단 움직이기 시작하면 모든 것이 달라진다. 집중을 해서 전념하게 된다. 용기가 생기고 자신감을 갖게 되면서 힘이 솟고 가속이 붙는다.

▩ 하기 싫다
억지로 하려고 하지는 말자. 하기 싫은 일은 누군가에게 위임하자. 사람을 고용할 수도 있다. 또한 배우자나 이웃과 서로 일을 바꿔서 할 수 있는 방법도 생각해 보자. 만일 운동이나 치과에 가는 것처럼 위임할 수 없는 일이라면 좀더 즐겁게 할 수 있는 방법을 찾아보자.
의욕을 불러일으키는 자신만의 방법을 만들어 싫은 일을 좋아하는 일과 결합하자.
또한 스스로 포상을 하면 싫은 일도 해야겠다는 마음이 생길 수도 있다.
큰 목표에 초점을 맞추는 것도 도움이 된다. 일을 나누어서 하는 방법도 있다.

5. 변화에 대응하라

시간관리는 반드시 정해진 일정대로 따라가는 과정이 아니라 자기 자신과 자신의 목표 그리고 끊임없이 변화하는 생활의 리듬과 박자 사이에 이루어지는 상호작용이다. 인생은 뜻밖의 일로 가득차 있고, 그래서 조정하기가 필요하다. 우리가 처한 상황을 관찰하고, 일정을 조정하면서 궤도를 유지해야 한다. 매일, 격월로 그리고 정해진 궤도에서 벗어날 때마다 일정을 다시 조정할 필요가 있다. 그래야만 뜻밖의 변화가 온다고 해도 균형을 잃지 않는다.

매일 하루가 끝나면 저녁에 시간지도를 정리하면서 일정을 조정하자. 할 일 목록을 검토하고 끝난 일은 삭제한다. 못한 일은 없는지, 언제 다시 할 것인지 생각한다. 오전에 중요했던 일이 저녁에는 필요없는 일이 될 수 있다. 아직 끝내지 못한 일들은 다음으로 옮겨야 한다. 다음 며칠간의 일정을 살피면서 언제 그 일을 할 것인지 날짜를 정해서 기록해 보자.

우리의 큰 목표는 좀처럼 변하지 않지만 그 목표를 지원하기 위해 선택한 활동들은 계속해서 변한다. 두 달에 한 번씩 자신이 하고 있는 활동을 검토해서 우리의 일정을 차지할 만한 일인지 재고해 보자. 아마 그 동안 목표의 일부를 달성했거나 우선순위가 바뀌었을지도 모른다. 또한 인생의 중요한 전환기를 맞이할 때마다 시간지도를 수정해야 한다.

 

결혼을 하거나 다시 공부를 한다거나 아니면 새로운 흥밋거리를 발견할 때마다 시간지도에 새로운 활동을 맞추어 넣고 시간을 조정하면서 몇 가지씩 바꾸어야 할 것이다.

누구나 살다 보면 여러 가지 사건이 동시에 터지기도 하고 중요한 일들이 한꺼번에 밀어닥칠 때가 있다. 그때 우리가 제일 먼저 해야 하는 것은 혼란에서 한 걸음 뒤로 물러서는 자세이다. 그럴 때일수록 정신을 차리고 차분해질 필요가 있다. 이렇게만 할 수 있다면 자질구레한 일에 매달리지 않고 급한 마음이 사라지면서 올바른 판단력이 생기기 시작한다. 목표는 중요한 일을 지나쳐 버리지 않도록 정확히 언제 무엇을 할 것인지 행동 계획을 세우는 것이다.

시간 공식을 적용하자. 우리에게 닥친 일들을 선별하고 최대한 축소하자. 생략하거나 간소화할 수 있는 일이 있는지 생각해 보자. 또한 어떤 일의 일부나 전부를 위임하는 방법을 고려해 보자. 한동안 평소에 해오던 일들을 접어 둘 필요가 있는지도 모른다. 건강식을 요리할 시간이나 세차할 시간이 없어질지도 모른다. 스스로에게 관대해지고 자책하지 말자.

융통성을 잘 발휘하는 사람일지라도 할 일이 너무 많을 때는 시간을 정확하게 계산할 필요가 있다. 정해진 시간에 집중해서 능률적으로 일할 수 있도록 하고, 한 가지 일에 쫓겨서 다른 일을 못하는 일이 없도록 하자. 또한 바쁠수록 재충전을 위한 시간을 확보해 두고, 건강을 보살피자. 그리고 최대한 빠른 시일 내에 생활의 균형을 되찾도록 하자. 급한 상황이 지나가면 그 동안 하지 못했던 일들을 보충하면서 몇 주일을 보내야 할 것이다. 하지만 때로 위기 상황으로 인해 환경이 완전히 변해서 시간지도를 영원히 조정해야 하는 경우도 생긴다. 한바탕 위급한 상황이 지나가고 난 후에는 시간지도를 조정할 필요가 있는지 살펴보자.